Świadczenie usług konserwacji oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Prostki w latach 2021-2023

Znak sprawy RM.7021.23.2020

  

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

I. Zamawiający.

Zamawiający - Gmina Prostki, w imieniu której działa:

Wójt Gminy Prostki

19-335 Prostki, ul. 1 Maja 44B

tel. (087) 6112012,  fax.  (087) 6112079

II. Nazwa zamówienia nadana przez Zamawiającego.

Świadczenie usług konserwacji oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Prostki w latach 2021-2023

III. Przedmiot zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konserwacji oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Prostki obejmującego 694 szt. opraw oświetleniowych zgodnie z zestawieniem opraw oświetlenia drogowego Gminy Prostki  (załącznik Nr 4) oraz elementów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania oświetlenia ulicznego

Wykonawca wybrany na podstawie postępowania prowadzonego zgodnie z zarządzeniem  nr 42.2019 Wójta Gminy Prostki, na Konserwatora oświetlenia drogowego na terenie gminy Prostki przyjmuje do wykonania usługi w zakresie konserwacji urządzeń oświetlenia ulicznego w celu utrzymania ich w należytym stanie technicznym, zgodnie z warunkami określonymi poniżej:

ZAKRES KONSERWACJI

Wykonawca w celu utrzymania ciągłej sprawności sieci oraz punktów świetlnych,
a także wypełnienia formalności związanych z wykonaniem niżej wymienionych czynności zobowiązuje się do:

  1. Oględzin i przeglądów w terminach określonych w instrukcji eksploatacji i sporządzania protokołu oględzin i oceny stanu technicznego w oparciu, o który dokonywana będzie konserwacja poszczególnych urządzeń oraz przekazywania pismem lub mejlem informacji na adres zamawiającego,
  2. Bieżącej konserwacji szaf oświetleniowych polegającej m.in. na: zamknięciu, oznakowaniu i zabezpieczeniu przed dostępem osób postronnych,
    1. Konserwacji urządzeń sterowniczych,
    2. Regulacji zegarów zgodnie z harmonogramem świecenia opraw,
    3. Wymiany zużytych źródeł światła ,
    4. Utrzymania we właściwym stanie technicznym opraw oświetleniowych ( tj. czyste klosze i odbłyśniki),
    5. Wymiany uszkodzonych podzespołów opraw,
    6. Doraźnego naprawienia lub wymiany elementów oświetleniowych, takich jak: fotokomórki, styczniki,  tabliczki bezpiecznikowe, drobne elementy niezbędne do prawidłowego funkcjonowania oświetlenia,
    7. Prawidłowego i czytelnego oznakowania wg obowiązujących przepisów prawnych:

-          obwodów w szafach oświetleniowych oraz faz we wnękach słupowych i skrzynkach podziału sieci,

-          słupów oświetleniowych ,

  1. Likwidacji zagrożeń dla osób postronnych, wynikłych ze zdarzeń losowych (wypadek drogowy, wichura itp.), uszkodzeń urządzeń oświetleniowych (np. złamany, pochylony lub rozbity wysięgnik, zwisający klosz lub cała oprawa, opadnięcie przewodów linii napowietrznej, otwarta lub rozbita szafa oświetleniowa) w czasie max 2 godzin od zgłoszenia o takim zagrożeniu lub stwierdzenia o takim zagrożeniu,
  2. Wykonane usługi zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami w zakresie eksploatacji urządzeń i sieci elektroenergetycznych,
  3. Prowadzenie ewidencji awarii,
  4. Prowadzenia i aktualizacji dokumentacji oświetlenia ulicznego,
  5. Zabezpieczenia materiałów na potrzeby konserwacji,
  6. Dokonywania napraw bieżących na liniach napowietrznych i kablowych,
    1. Kontroli raz w roku całości oświetlenia, podczas której Wykonawca zobowiązany jest dokonywać oceny technicznego stanu urządzeń i sprawdzać:

-      stan widocznych części przewodów, głównie ich połączeń oraz osprzętu,

-      stan czystości opraw i źródeł światła,

-      stan ochrony przeciwporażeniowej i przeciwpożarowej,

-      stan urządzeń zabezpieczających i sterowania,

-      stan napisów informacyjnych i ostrzegawczych,

Ocena techniczna przekazana będzie Zamawiającemu w celu zaplanowania remontów  i inwestycji.

  1. Przycinania gałęzi lub konarów drzew zasłaniających oprawy oświetleniowe oraz dotykających linii oświetleniowych pod specjalistycznym nadzorem ogrodniczym, po uzgodnieniu z Urzędem Gminy Prostki,
  2. Przeprowadzanie na wniosek Zamawiającego kontroli stanu oświetlenia wspólnie z przedstawicielem Zamawiającego. Koszt transportu pokrywa Zamawiający.
  3. Dokonywanie wymiany wyeksploatowanych opraw oświetleniowych na nowe energooszczędne na podstawie kwartalnych protokołów podpisanych przez strony umowy, w ilości nie przekraczającej 100 szt. w okresie trwania umowy.
  4. Zdjęcie i zawieszenie elementów dekoracji świątecznych w ilości nie przekraczającej 100 szt. w terminie określonym przez Zamawiającego
  5. Współpracy z Rejonem Energetycznym w Ełku.

OBOWIĄZKI WYKONAWCY

  1. Pokrywanie kosztów nie sprzedanej przez PGE energii z powodu wyłączenia sieci dla potrzeb konserwacji oświetlenia;
  2. Dokonywanie zgłoszeń w Posterunku Sieciowym dotyczących prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, w celu powiadomienia odbiorców z co najmniej pięciodniowym wyprzedzeniem o terminach i czasie planowanych przerw w dostarczaniu energii elektrycznej w sposób określony w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 4 maja 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków funkcjonowania systemu elektroenergetycznego (Dz.U. z 2007 r, Nr 93, poz .623);
  3. Organizowanie i wykonywanie prac eksploatacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi eksploatacji urządzeń elektroenergetycznych, kwalifikacji personelu oraz przepisów BHP w zakresie przedmiotu zamówienia;
  4. Przystąpienie do usuwania awarii nie później niż w ciągu 1 godziny od zgłoszenia telefonicznego lub stwierdzenia przez konserwatora awarii oświetlenia ulicznego oraz wykonanie naprawy w terminie dwóch dni od momentu rozpoczęcia usuwania awarii;
  5. Dokonywanie napraw urządzeń oświetlenia ulicznego zgodnie z harmonogramem przygotowanym w oparciu o protokół oględzin, w terminie 14 dni od daty sporządzenia protokołu oględzin;
  6. Uzyskanie wszelkich uzgodnień lub decyzji w związku z zajęciem pasa drogowego lub innych terenów przyległych w celu wykonywania zadań określonych w SIWZ. Wszelkie koszty ponoszone w związku w powyższymi czynnościami pokrywa Wykonawca.
  7. Włączanie i wyłączanie oświetlenia ulicznego, sterowanego za pomocą zegarów sterujących, zgodnie z programem czasu świecenia oświetlenia drogowego Gminy Prostki stanowiącym załącznik Nr 5

DEFINICJA  AWARII OŚWIETLENIA

Ilekroć jest mowa o awarii oświetlenia – należy przez to rozumieć:

  1. Brak zasilania układu pomiarowego zasilającego obwody pomiarowe
  2. Brak zasilania pojedynczych obwodów oświetleniowych
  3. Uszkodzenia i zniszczenia urządzeń sterujących załączaniem i wyłączaniem oświetlenia
  4. Uszkodzenia i zniszczenia urządzeń zasilających
  5. Zniszczenie słupów oświetleniowych (wywrócenia, złamania)
  6. Zniszczenia linii oświetleniowej

TERMINY WYKONANIA USŁUG

Wykonawca usunie uszkodzenia w sieci oświetlenia drogowego w maksymalnym terminie:

-          naprawa urządzeń sterowania oświetleniem – 48 godzin,

-          naprawa linii napowietrznej  - 48 godzin,

-          naprawa linii kablowej  - 7 dni,

-          wymiana zużytych źródeł światła – 14 dni.

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

  1. Umowa będzie zawarta na czas określony tj. od 1 stycznia 2021 r do 31 grudnia 2023 r.
  2. Wykonawca będzie rozliczał się z Zamawiającym na podstawie wystawionych faktur na koniec każdego miesiąca w okresie trwania umowy.
  3. Dla Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie ryczałtowe miesięczne zgodnie ze złożoną ofertą.
  4. Płatność będzie realizowana przelewem w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego.
  5. Wykonawca udziela 12 miesięcznej gwarancji na wbudowane  przez niego materiały i wykonane prace.
  6. Wykonawca jest odpowiedzialny i ponosi wszelkie koszty z tytułu szkód powstałych w związku z zaistnieniem zdarzeń losowych i z tytułu odpowiedzialności cywilnej za szkody oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków dotyczących pracowników i osób trzecich, w tym także ruchu pojazdów mechanicznych, powstałe w związku z prowadzonymi robotami.
  7. Do obowiązków Zamawiającego należy zgłaszanie do wykonawcy zaistniałych nieprawidłowości w działaniu  oświetlenia ulicznego, ponoszenia kosztów wymiany  rozbitych i zdewastowanych słupów i opraw oświetlenia ulicznego będących własnością Zamawiającego, jeżeli nastąpiły one na skutek aktów wandalizmu, kolizji drogowych i szkód losowych.
  8. Wszystkie koszty robocizny, materiałów i sprzętu w trakcie realizacji niniejszego zamówienia ponosi Wykonawca z wyjątkiem kosztów materiałów o których mowa w pkt. 7.
  9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a)         zmniejszenia ilości punktów świetlnych – wyłączenia na czas remontów lub modernizacji

b)        zwiększenia ilości punktów świetlnych – przekazanie nowo wybudowanych obiektów

IV.  Termin realizacji zamówienia

Wymagany termin wykonania zamówienia: od 01.01.2021 r. do 31.12.2023 r.

Termin związania ofertą - 30 dni

V. Miejsce i termin składania ofert.

Ofertę należy złożyć:

a)    w zamkniętej kopercie opisanej w następujący sposób:

Świadczenie usług konserwacji oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Prostki w latach 2021-2023

w terminie do dnia 30.10.2020 r. do godz. 10.00 w siedzibie Zamawiającego.

lub

b)    przesłać droga elektroniczną na adres wojciech.kozuchowski@prostki.pl w terminie do 30.10.2020 r. do  godz. 10.00.

Otwarcie ofert odbędzie się 30.10.2020 r o godz. 10.15 w siedzibie Zamawiającego.

VI. Oferta powinna zawierać:

a) Wypełniony formularz oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 1 );

b) Parafowany projekt umowy (załącznik nr 2):

c) Wykaz  osób uprawnionych do konserwacji oświetlenia (załącznik nr 3).

VII. Sposób przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie pisemnej nieścieralnym atramentem i przesłana zgodnie z wytycznymi w pkt. V.

VIII. Kryteria oceny ofert i sposób obliczania ceny.

  1. Oceny ofert będzie dokonywała komisja zatwierdzona przez Wójta Gminy Prostki.
  2. W odniesieniu do wykonawców którzy złożą ofertę, oraz spełnią postawione warunki, komisja dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:
    1. Kryteria oceny ofert

Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej przedstawionych kryteriów:

Nazwa kryterium                                                Waga   

Cena ofertowa brutto (C)  100%        

  1. Zastosowane wzory do obliczenia punktowego:

C= Cn/Cb x 100

gdzie:

C – liczba punktów przyznanych danej ofercie za cenę, 

Cn – cena najniższa z ofert

Cb – cena oferty badanej

  1. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów.
  2. W przypadku złożenia ofert które uzyskają taką sama liczbę punktów, zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawca składając oferty dodatkowe, nie może zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach w postępowaniu.
  3. Jeżeli zaoferowana cena, koszt lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający zwraca się  o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, wyliczenie ceny lub kosztu.
  4. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy.
  5. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

IX. Warunki wykluczenia.

Zamówienia udzielane przez beneficjenta nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy,  a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1)    uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2)    posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

3)    pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4)    pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej;

5)    pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

W przypadku, stwierdzenia zależności wskazanych w pkt 1-5, wykonawca zostanie wykluczony z postępowania.

 

X. Odrzuceniu podlegają oferty:

  1. których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
  2. złożone przez oferenta niespełniającego warunków, określonych w zapytaniu ofertowym,
  3. oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w zapytaniu ofertowym.

XI. Dodatkowe informacje.

  1. Pytania dotyczące niniejszego postępowania oferenci mogą uzyskać telefonicznie pod numerem telefonu 876112863 lub 503062780.
  2. Oferent może złożyć jedną ofertę.
  3. Zamawiający może zażądać od wyłonionego wykonawcy dostarczenia dodatkowych oświadczeń i dokumentów.
  4. Zamówienie nie jest prowadzone wg. zapisów ustawy z dnia 29.01.2019 r. Prawo zamówień publicznych, ponieważ jego wartość nie przekracza wartości 30000 euro.
  5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

 

XII. Załączniki

Załącznik Nr 1 – Formularz oferty

Załącznik Nr 2 – Projekt umowy

Załącznik Nr 3 – Wykaz osób uprawnionych do konserwacji oświetlenia

Załącznik nr 4 – Zestawienie opraw oświetlenia drogowego Gminy Prostki

Załącznik nr 5 – Program czasu świecenia oświetlenia drogowego Gminy Prostki

Opublikowano: 20 października 2020 13:30

Kategoria: Zamówienia publiczne - zapytania ofertowe

Źródło: Gmina Prostki

Załączniki:

Zapytanie ofertowe [211.9 KB]

Formularz ofertowy [61 KB]

Projekt umowy [82.5 KB]

Wykaz osób [99.5 KB]

Zestawienie opraw [141.5 KB]

Program czasu świecenia [108.5 KB]

Protokół z wyboru wykonawcy zamówienia [38.76 KB]

Wyświetleń: 67

Gmina Prostki

Realizacja: IDcom.pl